Toda prestação de serviço começa com uma ordem de serviço que nada mais é do que um guia para todo o processo de contratar e executar um trabalho dentro da empresa. Isso ajuda a manter os colaboradores alinhados e claro o gestor informado de tudo o que está acontecendo.
Benefícios da Utilização da Ordem de Serviço
A adoção de um documento simples, como a ordem de serviço, proporciona diversas vantagens para as empresas.
Esse documento é crucial para comunicar gestores e colaboradores acerca das demandas do negócio e orientar a prestação do serviço. Com um fluxo de ordens de serviço padronizado, a empresa consegue:
- Organizar os pedidos de acordo com a capacidade produtiva da equipe.
- Garantir a entrega no prazo e conforme as especificações contratadas.
- Controlar a produtividade dos colaboradores.
- Calcular com precisão os materiais e a mão de obra necessários à execução do trabalho.
- Equilibrar o estoque com os pedidos para maior eficiência.
- Calcular os custos para assegurar uma precificação correta.
- Auxiliar no controle de trocas, reparos e alterações nos pedidos dos clientes.
- Informar aos colaboradores os detalhes do serviço, orientando a execução segura e eficiente.
- Gerenciar as finanças com maior agilidade.
Elementos Essenciais em uma Ordem de Serviço
O conteúdo de uma ordem de serviço pode variar de acordo com a atividade da empresa e o serviço a ser executado. No entanto, de maneira geral, o documento deve conter as seguintes informações:
- Número da ordem de serviço.
- Descrição detalhada do serviço a ser realizado.
- Valor a ser cobrado pelo serviço.
- Local onde o serviço será prestado.
- Dados do cliente, incluindo nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço e telefone.
- Data de emissão da ordem de serviço.
- Forma de pagamento acordada.
A ordem de serviço também pode incluir o nome do profissional encarregado, um laudo técnico, a justificativa do pedido, a descrição do problema resolvido pelo serviço, a lista detalhada de peças e materiais utilizados, o horário de início e término do serviço, e outros dados essenciais.
Como evidenciado, os detalhes presentes em uma ordem de serviço dão ao documento uma natureza de autorização para o início de um serviço específico, além de funcionarem como um suporte para a consulta de informações.
Dessa forma, é recomendável que o próprio colaborador que emitiu a ordem de serviço assine o documento, indicando seu cargo, para facilitar o controle interno da demanda.
